Aktualność "Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? "
Księgi
podatkowe i inne dokumenty związane z działalnością, np. faktury
VAT, trzeba przechowywać przez 5 lat- tyle czasu ma fiskus na
przeprowadzenie ewentualnej kontroli podatnika.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.
Ten okres wynosi 5 lat i co istotne, liczy się go do końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu, czas jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.
Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.
Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.
Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.
Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie- archiwizowane dokumenty trafią wówczas do niej.
Źródło: money.pl
Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.
Ten okres wynosi 5 lat i co istotne, liczy się go do końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu, czas jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.
Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.
Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.
Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.
Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie- archiwizowane dokumenty trafią wówczas do niej.
Źródło: money.pl
Facebook
Śledzik
Wykop
